HR-бюджет: что это такое и как его составить

Ошибки в HR-бюджете почти всегда приводят к двум сценариям: либо компания тратит больше, чем может себе позволить, либо экономит там, где это сказывается на эффективности и удержании сотрудников.

В этом материале разберем, как формируется HR-бюджет, какие подходы к планированию существуют и какие расходы чаще всего недооценивают.

Что такое HR-бюджет

HR-бюджет — это план расходов на сотрудников и все сопутствующие процессы: от онбординга до бонусов и корпоративов. Его главная цель — не потратить лишнего, но и не экономить там, где этого делать не стоит. Обычно бюджетирование для HR бывает двух видов:

1. Дополнительный бюджет — это когда вы анализируете расходы прошлого года и корректируете их, добавляя повышение зарплат, новые программы обучения и т. д.
2. Бюджет с нуля — когда компания резко меняет стратегию, растет или создает новый HR-отдел, а все расходы планируются заново.

Выберите тот формат, который подходит вашей компании больше всего. А теперь давайте посмотрим, что обязательно должно быть в HR-бюджете.

5 ключевых расходов при расчете HR-бюджета

HR-бюджет редко ломается из-за одной большой ошибки. Чаще всего проблема в мелочах: несколько неучтенных статей расходов — и уже через полгода приходится экстренно перераспределять средства. Чтобы этого избежать, важно с самого начала видеть полную картину HR-расходов и работать с ними системно.

Именно для этого существуют HRM-системы типа HURMA — они помогают собрать все HR-процессы в одном месте и не терять расходы между рекрутингом, развитием, компенсациями и автоматизацией.

1. Наем новых сотрудников

Каждый новый сотрудник — это инвестиция, и она начинается еще до его первого рабочего дня. Вот на что нужно закладывать средства:

• оплата объявлений о вакансиях на сайтах и в социальных сетях;
• расходы на проведение собеседований и тестирований;
• проверка бэкграунда кандидатов;
• адаптация новых сотрудников, тренинги и менторство;
• расходы на релокацию или обеспечение комфортной удаленной работы.

HURMA имеет встроенный модуль рекрутинга, который позволяет автоматизировать публикацию вакансий, сбор кандидатов и их отбор по ключевым параметрам.

Это позволяет уменьшить ручную работу рекрутеров и точнее прогнозировать стоимость найма, а следовательно — закладывать в HR-бюджет реальные, а не приблизительные цифры.

2. Онбординг новых сотрудников: скрытая, но критическая статья расходов

Онбординг часто недооценивают в HR-бюджете, хотя именно в первые недели работы компания несет наибольшие косвенные расходы. Если процесс адаптации неструктурирован, бизнес платит за это повторным наймом и потерей производительности.

В расходы на онбординг стоит включать:

• время HR и руководителей на сопровождение новичка;

• подготовку доступов, документов и рабочей среды;
• учебные материалы и внутренние инструкции;
• менторство или shadowing в первые недели;
• инструменты для коммуникации и обратной связи.

Структурированный онбординг в HURMA помогает стандартизировать эти процессы и контролировать этапы адаптации:

Для HR-бюджета это означает меньше потерь из-за преждевременных увольнений и более прогнозируемые расходы на введение новых сотрудников в работу.

3. Обучение и развитие команды, чтобы получить максимум

Сотрудники, которые не знают о своих точках роста и не используют их, рано или поздно покинут компанию. Чтобы они прокачали себя, планируйте расходы на:

• обязательное обучение для новичков;
• устранение пробелов в навыках через курсы и тренинги;
• сертификационные программы;
• подписку на онлайн-курсы и профессиональные платформы;
• внедрение внутренних систем обучения.

4. Профессиональное развитие HR-команды

HR-специалисты тоже нуждаются в развитии или пространстве, где можно обмениваться опытом. Инвестируйте в развитие вашей команды:

• лицензии на платформы для HR-образования;
• сертификацию и повышение квалификации;
• участие в конференциях и форумах;
• HR-коучинг и наставничество;
• HR-системы для автоматизации.

Попробуйте HURMA Community, сообщество, объединяющее HR и рекрутеров со всей страны для эффективного нетворкинга. На платформе регулярно появляются самые актуальные исследования, отчеты и источники с полезной информацией по ведущим темам, а также множество онлайн-вебинаров и воркшопов для продуктивного развития среди своих.

5. Компенсации и бонусы

Чтобы сотрудники оставались с вами, нужно заботиться об их благосостоянии:

• достойные зарплаты;
• медицинское страхование;
• бонусы и премии;
• пенсионные программы;
• оплачиваемые отпуска и больничные.

Автоматизируйте процесс расчета зарплат и бонусов с помощью пейрол HURMA, чтобы избежать ошибок.

Для HR-бюджета это важно, ведь позволяет точнее планировать фонд оплаты труда и избегать неожиданных перерасходов. А еще это заметно экономит время:

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7 у кейсі HURMA

Как составить HR-бюджет: пошаговая стратегия

Базовая, но рабочая логика, которая помогает удерживать контроль над бюджетом в течение года.

Определите цели бизнеса и роль HR в их достижении

Начинать HR-бюджет стоит не с цифр, а с бизнес-целей. Компания планирует масштабирование, оптимизацию расходов или фокус на удержании ключевых сотрудников? От ответа на этот вопрос зависит, на что именно HR должен закладывать средства: активный наем, развитие команды, онбординг или программы вовлеченности.

Проанализируйте прошлогодний HR-бюджет

Посмотрите не только на общую сумму расходов, но и на их эффективность. Какие статьи дали результат, а какие не повлияли на показатели? Где были перерасходы, а где — недофинансирование? Такой анализ помогает избежать механического копирования бюджета из года в год.

Спрогнозируйте потребности в персонале

HR-бюджет напрямую зависит от планов по команде. Стоит заранее определить:

• будет ли расти штат;
• какие роли придется закрывать;
• где возможны замены из-за текучести;
• какие команды потребуют усиленного онбординга или обучения.

Это позволяет заложить не только расходы на найм, но и связанные с ним процессы.

Работайте с аналитикой, а не предположениями

Интуитивные оценки — одна из главных причин ошибок в HR-бюджете. HR-метрики (текучесть, стоимость найма, время адаптации, фонд оплаты труда) позволяют принимать решения на основе фактов, а не ощущений.

Заложите резервный фонд

Даже самый точный HR-бюджет не учтет всех изменений. Внезапный наем, дополнительное обучение, пересмотр компенсаций или срочная автоматизация — все это требует финансового запаса. Резервный фонд снимает напряжение и позволяет реагировать на изменения структурированно.

Подведем итоги

Чтобы деньги не заканчивались в середине года, важно планировать расходы системно: от найма и онбординга до развития команды, компенсаций и автоматизации. А когда все HR-процессы сведены в единую систему, бюджет становится прозрачным, прогнозируемым и управляемым.

Чтобы увидеть, как это работает на практике, попробуйте демо HURMA — и спланируйте HR-бюджет на основе реальных данных, а не предположений.